Hand aufs Herz: Wie oft denken Sie in einem Meeting: “Mann, was für eine Zeitverschwendung!” Damit sind Sie nicht allein. Viele von uns verbringen Stunden in Meetings, bei denen sie kaum Wert beitragen oder der Output zu wünschen lässt. Was früher Konferenzraum-Hopping war, ist heute eine endlose Aneinanderreihung von Zoom-Calls und Microsoft Teams-Meetings.
Ich möchte Ihnen drei Tipps ans Herz legen, wie Sie Schluss machen mit ineffizienten Meetings und endlich wieder produktiv arbeiten.
Tipp Nr. 1: Nur 5 Meetings brauchen Sie wirklich
Zoom- oder Teams-Meetings sind ermüdend, wenn sie Überhand nehmen. Beschränken Sie Ihre Meetings deshalb auf ein absolutes Minimum. Sie brauchen nicht mehr als diese fünf Meetings, um sich mit Ihrem Team regelmäßig abzustimmen und die Bindung im Team zu stärken.
All-Hands
Frequenz: bei Bedarf
Inhalt: Sie berichten allen Mitarbeitenden über wichtige Updates, Meilensteine und Erfolge.
1:1s
Frequenz: eine Stunde in der Woche mit jedem direkten Mitarbeiter
Inhalt: Nutzen Sie diese 1:1s nicht als Status-Update, sondern lassen Sie Ihre Mitarbeitenden die Themen setzen. Fragen, die hilfreich sind: Wie geht es dir? Woran arbeitest du gerade? Wie kommst du mit deinen Zielen voran? Gibt es etwas, das deine Arbeit aktuell blockiert? Was brauchst du von mir, um (noch) erfolgreicher zu sein?
Planning
Frequenz: eine Stunde am Anfang einer Woche
Inhalt: Sie besprechen mit Ihrem Team, welche Aufgaben anstehen und entscheiden gemeinsam über die Prioritäten.
Daily
Frequenz: 10 Minuten pro Tag
Inhalt: Was habe ich gestern erledigt? Was werde ich heute in Angriff nehmen? Was blockiert mich gerade? So weiß jeder, wie es bei den anderen gerade läuft, Sie können frühzeitig Blocker identifizieren und das Team Missverständnisse auszuräumen, bevor Arbeit in eine Aufgabe geflossen ist.
Demo und Beer O’Clock
Frequenz: je 30min am Ende der Woche
Inhalt: Alle Teammitglieder sagen bzw. zeigen kurz, was sie in dieser Woche geschafft haben. Anschließend können Sie die Beer O’Clock dazu nutzen, um gemeinsam ins Wochenende zu gehen. Stoßen Sie auf die Woche an, sprechen Sie über Privates, tauschen Sie sich aus. Damit stärken Sie regelmäßig den Zusammenhalt im Team.
Tipp Nr. 2: Nur Teilnehmende mit echtem Wertbeitrag
Der Vollständigkeit halber laden Sie das ganze Team ein. Bevor sich jemand auf den Schlips getreten fühlt. Ach, für Kollegin X könnte das Meeting auch interessant sein. Und schon sitzen Ihre Mitarbeitenden wieder stundenlang in Meetings, ohne echten Wertbeitrag zu leisten, während der Berg an Arbeit auf dem Tisch immer größer wird.
Um die Meetings für jedes Teammitglied auf ein Minimum zu beschränken, laden Sie bitte nur Personen ein, die wirklich einen aktiven Beitrag leisten und unbedingt dabei sein müssen. Jemand, der nur informiert werden muss, kann sich die Aufzeichnung des Meetings anschauen (in doppelter Geschwindigkeit, wenn nötig 😉 oder im gemeinsamen Meeting-Dokument nachlesen.
Sind Sie als Führungskraft zu einem Meeting eingeladen, in dem definitiv zu viele Teilnehmende sind, fragen Sie jede einzelne Person, ob sie dabei sein oder lieber aussteigen möchte. Gehen Sie mit gutem Beispiel voran und steigen Sie auch mal selber aus einem Meeting aus, bei dem Sie wenig Beitrag leisten können.
Tipp Nr. 3: Meetings aufzeichnen und gemeinsam Notizen machen
Zeichnen Sie Ihre Meetings auf und legen Sie sie in einem gemeinsamen Ordner ab. So bleiben auch die Teammitglieder, die verhindert waren, auf dem Laufenden und können sich die Videos zu einem späteren Zeitpunkt anschauen.
Productivity Hack: in 2-facher Geschwindigkeit versteht man immer noch jedes Wort, es geht aber doppelt so schnell.
Schreiben Sie keine unnötigen Protokolle nach dem Meeting (die liest ohnehin keiner), sondern arbeiten Sie während des Meetings an einem gemeinsamen Dokument, auf das alle Teilnehmenden zugreifen können. Da alle in Echtzeit Notizen machen und sehen können, was die anderen schreiben, kommt es viel seltener zu Missverständnissen.
Tipp Nr. 4: Online-Meetings maximal 45 Minuten
Ein 8-stündiger Workshop gemeinsam in einem Besprechungsraum ist zwar anstrengend, aber machbar. Virtuelle Meetings stoßen hier jedoch an ihre Grenzen. Egal, welche Meeting-Software Sie verwenden: Menschen verlieren nach 45 Minuten ihren Fokus und die Qualität der Beiträge sinkt.
Brauchen Sie mehr Zeit für ein Thema, splitten Sie Ihr Meeting also in mehrere Blöcke – Part 1, Part 2. Lassen Sie mindestens 3 Stunden Zeit zwischen den Blöcken, damit sich die Teilnehmenden wieder aufladen und in der Zwischenzeit ein paar Aufgaben abarbeiten können.
Tipp Nr. 5: Effizienz-Booster Walking Meeting
Was haben (hatten) Steve Jobs, Barack Obama und der Papst gemeinsam? Sie hielten ihre Meetings gern mal bei einem Spaziergang ab. Versuchen Sie es auch mal bei einem Ihrer 1:1s. So kommen Sie weg vom Schreibtisch, tanken Energie, bekommen Bewegung und sind dabei voll konzentriert bei Ihrem Gegenüber.
Was das bringt?
- Sie tanken Sauerstoff, Vitamin D und bekommen schon in der Arbeit Bewegung.
- Sie sind rasiermesserscharf auf das Thema und Ihren Gesprächspartner fokussiert, weil Sie keine ablenkenden Nachrichten oder E-Mails bekommen.
- Sie können ohne Probleme Calls im Laufen führen, die eine Stunde oder länger dauern. Denn Walking Meetings fühlen sich nicht nach Zeitverschwendung an wie Sitz-Meetings und Sie haben auch nicht den Drang, eigentlich viel lieber etwas anderes zu tun.
Tipp: Geräuschunterdrückende Kopfhörer sind ein Muss, um Wind- und Verkehrsgeräusche zu unterdrücken. Nehmen Sie Wasser mit, denn Gehen und Reden macht durstig.
Fazit
Wie machen Sie Schluss mit endlosen Meeting-Tagen, an denen sich Ihre Arbeit im Hintergrund immer höher türmt? Ganz einfach: Fragen Sie sich bei jedem Meeting: Brauchen wir es wirklich? Wer muss wirklich dabei sein? Schaffen wir das Thema in 45 Minuten oder brauchen wir zwei Blöcke? Lassen Sie alle Teilnehmenden gemeinsam an einem Dokument arbeiten, statt hinterher Protokolle zu verschicken. Und zu guter Letzt: Gehen Sie mal raus und nehmen Sie Ihre Gesprächspartner mit auf einen Spaziergang. Sie werden staunen, wie sich die Gesprächsqualität und Ihre Laune bei dieser kleinen Auszeit verbessern.
